Valtio hankki asianajopalveluita lähes kolmella miljoonalla eurolla vuonna 2016

Valtio on iso asiakas konsulteille. Tämä käy ilmi, kun tutkii tutkihankintoja-sivuston aineistoja. Kävin läpi valtion ostolaskuja vuodelta 2016 ja sain huomata että esimerkiksi erilaisista asianajopalveluista valtio maksoi useille eri toimijoille 2,9 miljoonaa euroa yhden vuoden aikana.

Suurimpana joukossa olivat asianajotoimistot, mutta myös erilaisille lakiasiain- ja vastaaville toimistoille maksettiin juridisesta avusta.

Eniten valtio maksoi asianajotoimisto Castren & Snellman Oy:lle, yhteensä noin 411000 euroa. Toiseksi eniten laskutti Borenius Asianajotoimisto (408.000 euroa) ja kolmanneksi eniten asianajotoimisto Bird & Bird Oy (286000 euroa). Top 10 laskuttajat näyttävät tältä:

Aa-tstot

Varsin tavanomaista on, että kaksi Suomen suurimmista asianajotoimistoista keikkuu listan kärjessä. Molemmat ovat “täyden palvelun taloja” jonka vuoksi on tyypillistä, että niiltä ostetaan juridisia palveluja laajasti. Silmiinpistävää on kuitenkin se, että tästä kymmenen parhaan joukosta puuttuvat kaksi “jättiä” eli Hannes Snellman (17., 33500 euroa) ja Roschier (16., 38500 euroa) . Suuriin toimistoihin luettava Krogerus on myöskin “vasta” listan 13. sijalla (58800 euroa). Syitä näihin puutteisiin voi vain arvella: voi olla, että esimerkiksi Roschier ja Hannes Snellman ovat vain strategisesti päättäneet keskittyä yrityspuolen asiakkaisiin tai sitten toimistot ovat jääneet tarjouskilpailuissa ulkopuolelle.

Laskutuksen perusteella ei voida päätellä ollenkaan sitä, mihin asioihin ministeriöt ja muut virastot ovat juridisia palveluja ostaneet. Pelkästään toimistojen nimien perusteella on vaikea arvata myöskään painotuksia, vaikka jotkut toimistot selvästi profiloituvat tietyn alan juridiikkaan.

 

Yhteenlaskettu summa perustuu siis ostolaskuihin, jotka ovat saatavilla avoindata.fi -sivustolla ja johon siis tuo tutkihankintoja -sivustokin perustuu. Tiedot on pyritty tarkistamaan ristiin tutkihankintoja -sivuston kanssa. Silti järjestelmä ei ole aukoton ja on mahdollista, että joukosta puuttuu laskuja. Kaikki käytetyt tiedot ovat täysin julkisia ja kaikkien saatavissa.

Oikeusministeriö suurin hankkija

Hankintayksiköiden näkökulmasta eniten asianajopalveluja käytti oikeusministeriö. Tämä on varsin loogista: ministeriö kun vastaa ehkä kaikkein “juridisimmista” lainvalmistelusta. Oletettavaa on että ainakin osa 880000 eurosta käytettiin erilaisiin asiantuntijaselvityksiin. Seuraavaksi eniten käytti Tulli (330000 euroa) ja Liikennevirasto (289000 euroa).

hNKINT

Oikeusministeriön hankinnat jakautuvat kolmen suuren laskuttajan kesken: Bird & Bird (202000 euroa), Borenius (216000 euroa) sekä Asianajotoimisto Fagerholm-Mård (125000 euroa). Tullia laskutti eniten Castren & Snellman (311000 euroa). Liikennevirasto oli iso asiakas Procope & Hornborgille (146000 euroa) ja HPP Asianajotoimistolle (96000 euroa).

On silti mielenkiintoista, että valtio käyttää näinkin paljon rahaa ulkopuolisten juristien käyttämiseen, koska sillä on myös aika liuta juristeja omasta takaa. Esimerkiksi yritysmaailmaan verratessa käytetty summa on asianajobudjettina kuitenkin varsin vaatimaton, jos valtiota vertaisi esimerkiksi yli 30 miljardin liikevaihtoa pyörittäviin yrityksiin.

Ostolaskujen perusteella ei pysty hahmottamaan, onko taustalla kilpailutus vai ei. Todennäköistä on, että jonkinlainen kilpailutus on tehty. Joukossa on myös kummallisuuksia, esimerkiksi erään toimiston samalle päivälle kirjatut neljä laskua, jotka jokainen erillisenä alittavat euromääräisen kynnysarvon (30000 euroa), mutta kokonaisuutena ylittävät sen roimasti. Tämä voi olla sattumaakin, eikä aineistosta voi varmistaa, mitä “laskukirjauspäivällä” tarkoitetaan. Kysymys voi olla joko maksupäivästä tai laskun päiväyksestä. Siksi on vaikeaa päätellä, onko hankintayksikkö pyrkinyt välttelemään hankintalain soveltamista kuten liikenne- ja viestintäministeriö viime vuonna.

Oikeuttaako tietosuoja-asetus hankintasopimuksen muutokseen?

Tietosuoja-asetuksen voimaantulo toukokuussa 2018 näyttää tulevan yllätyksenä monelle – varsinkin hankintayksiköille eli kunnille ja valtion virastoille. En halua missään tapauksessa vähätellä esimerkiksi  Julkisen hallinnon digitaalisen turvallisuuden johtoryhmän eli VAHTI:n tekemää hyvää tietoisuustyötä, mutta tosiasia on, että asetus tulee liian nopeasti. Esimerkiksi hankintojen ilmoituspalvelu Hilmassa on tällä hetkellä käynnissä vain yksi tarjouspyyntö jossa hankintayksikkö pyytää kartoitusta tietosuoja-asetuksen vaikutuksista.

Hannes Snellmanin senior counsel Outi Jousi katsoo Edilexiin kirjoittamassa artikkelissaan, että hankintayksikön tulisi huomioida tietosuoja-asetuksen vaatimukset kaikissa hankinnan vaiheissa. Lisäksi esimerkiksi hankittavan uuden tietojärjestelmän on oltava tietosuoja-asetuksen mukainen, eli sen pitää tarjota muun muassa sisäänrakennettua ja oletusarvoista tietosuojaa.

Outin kirjoituksen uutinen on huomio siitä, että tietosuoja-asetuksen vaatimukset voivat tarkoittaa myös olemassa olevien sopimusten muutoksia ja että tuollaiset muutokset voivat olla olennaisia muutoksia. Mikäli tietosuoja-asetuksen vaatimuksia ei ole huomioitu alkuperäisessä sopimuksessa, kysymyksessä voi olla sellainen tekijä joka olisi vaikuttanut tarjouskilpailuun. Jos hankintayksikkö muuttaa sopimusta toimittajan kanssa kilpailuttamatta sitä, kyseessä voi olla laiton suorahankinta, joka pahimmassa tapauksessa johtaa muutossopimuksen tehottomuuteen.

Olennaiset muutokset hankintalain mukaan

Hankintalain 136 §:n mukaan “Hankintasopimusta tai puitejärjestelyä ei saa EU-kynnysarvot ylittävissä hankinnoissa tai kansalliset kynnysarvot ylittävissä liitteen E mukaisissa palveluhankinnoissa taikka käyttöoikeussopimuksissa olennaisesti muuttaa sopimuskauden aikana ilman tämän lain mukaista uutta hankintamenettelyä.”

Kyseisen lainkohdan mukaan olennaisena pidetään sopimusmuutosta, jos

  1. muutoksella otetaan käyttöön ehtoja, jotka, jos ne olisivat alun perin kuuluneet hankintamenettelyyn, olisivat mahdollistaneet muiden kuin alun perin valittujen ehdokkaiden osallistumisen menettelyyn tai muun kuin alun perin hyväksytyn tarjouksen hyväksymisen tai jotka olisivat tuoneet hankintamenettelyyn lisää osallistujia;
  2. sopimuksesta tai puitejärjestelystä tulee muutoksen jälkeen taloudellisesti edullisempi sopimuskumppanille sellaisella tavalla, jota alkuperäisessä hankintasopimuksessa tai puitejärjestelyssä ei ollut määritetty;
  3. muutos laajentaa sopimuksen tai puitejärjestelyn soveltamisalaa huomattavasti;
  4. sopimuskumppani, jonka kanssa hankintayksikkö on alun perin tehnyt sopimuksen, korvataan uudella sopimuskumppanilla.

Yllä oleva lista on ainoastaan esimerkkilista ja olennaisena muutoksena voidaan pitää käytännössä mitä tahansa merkittävää sopimuutosta. On hyvä huomata, että taloudellisesti edullisempi sopimuskumppanille ei siis tarkoita pelkästään sitä että jokin tulee hankintayksikölle halvemmaksi vaan esimerkiksi sitä että toimittaja saa laskuttaa jostain enemmän kuin aiemmin. Eli jos esimerkiksi palvelua laajennetaan vaikkapa täyttämään tietosuoja-asetuksen vaatimukset, kysymys voi olla olennaisesta sopimusmuutoksesta.

Kyseisessä lainkohdassa on myös mainittu muutamia tilanteita, joissa hankintasopimusta tai puitejärjestelyä saa muuttaa. Sopimusmuutokset on sallittu, jos:

  1. se perustuu hankintamenettelyn aikana tiedossa olleisiin ja hankinta-asiakirjoissa mainittuihin sopimusehtoihin tai niiden muuttamista koskeviin ehtoihin, niiden rahallisesta arvosta riippumatta;
  2. alkuperäisen sopimuskumppanin on tarpeen suorittaa lisätöitä tai -palveluja taikka ylimääräisiä tavarantoimituksia, jotka eivät sisältyneet alkuperäiseen sopimukseen, ja jos sopimuskumppanin vaihtaminen ei ole mahdollista taloudellisista tai teknisistä syistä ja aiheuttaisi merkittävää haittaa tai kustannusten merkittävää päällekkäisyyttä hankintayksikölle;
  3. muutoksen tarve johtuu olosuhteista, joita huolellinen hankintayksikkö ei ole voinut ennakoida eikä muutos vaikuta hankintasopimuksen yleiseen luonteeseen;
  4. alkuperäinen sopimuskumppani korvataan uudella sopimuskumppanilla 1 kohdan mukaisella yksiselitteisellä sopimuksen muuttamista koskevalla ehdolla tai alkuperäisen sopimuskumppanin asema siirtyy yhtiön rakennejärjestelyjen, yritysostojen, sulautumisten ja määräysvallan muutosten tai maksukyvyttömyyden seurauksena kokonaan tai osittain toiselle toimittajalle;
  5. kyse on sellaisesta vähäarvoisesta sopimusmuutoksesta, joka alittaa liitteessä E tarkoitettuja palveluja koskevissa hankinnoissa sekä käyttöoikeussopimuksissa kansalliset kynnysarvot tai muissa hankinnoissa EU-kynnysarvot eikä vaikuta sopimuksen yleiseen luonteeseen.

Yllämainittu toisen kohdan “lisätyön” arvo ei saa olla enemmän kuin 50 prosenttia alkuperäisen sopimuksen arvosta. Jos lisätöitä ja ennakoimattomia  muutoksia tehdään peräkkäin useampia, arvioidaan jokaista muutosta itsenäisenä eikä näillä muutoksilla saa kiertä lakia.

Vähäarvoinen sopimusmuutos tarkoittaa muutosta, jonka arvo on pienempi kuin 10 prosenttia alkuperäisen palvelu- tai tavarahankintasopimuksen tai palveluja koskevan käyttöoikeussopimuksen arvosta ja 15 prosenttia alkuperäisen rakennusurakkasopimuksen tai käyttöoikeusurakan arvosta. Jos vähäisiä muutoksia tehdään useampia peräkkäin, peräkkäisten muutosten kumulatiivisen nettoarvon perusteella.

Huomionarvoista tuossa poikkeuslistassa on se, että siinä ei nimenomaisesti mainita lainsäädännön vaatimia muutoksia. Sen sijaan mainitaan ns. “olosuhdemuutokset” , joita huolellinen hankintayksikkö ei ole voinut ennakoida.

Tietosuoja-asetuksen vaatimat muutokset

No onko tietosuoja-asetuksen vaatimat muutokset sitten olennaisia? Se on tietenkin arviotava sopimuskohtaisesti. On selvää, että esimerkiksi kuljetussopimuksia tai yksinkertaisia bulkkitavarantoimitussopimuksia ei tarvitse suuresti muuttaa. Mutta muutoksia tarvitaan näihinkin.

Oma käsitykseni on, että esimerkiksi JIT 2015 -ehdot tai JYSE -ehdot eivät täytä GDPR:n toimitussopimukselle asettamia vaatimuksia koska niissä ei sovita esimerkiksi artiklan 28 edellyttämistä vaatimuksista toimittajille. Tämän vuoksi käytännössä kaikki olemassa olevat hankintasopimukset vaatinevat jonkin tason muutoksen toukokuuhun 2018 mennessä.

Esimerkiksi JIT 2015-ehdoissa todetaan että tuotteen tai palvelun on täytettävä sellaisen lainsäädännön vaatimukset, joka on voimassa sopimuksen tekohetkellä tai joka on silloin julkaistu ja säädetty tulemaan voimaan sopimuskauden aikana. JYSE 2014 tavarat ja palvelut ehdoissa todetaan että sen tulee täyttää Euroopan unionin suoraan velvoittavien säädösten, Suomen lakien ja asetusten sekä viranomaisten antamien määräysten vaatimukset.

Todennäköisesti jotkin pienet  muutokset täyttävät hankintalain vaatimukset eikä niitä voida pitää olennaisena sopimusmuutoksena. Pelkkien GDPR:n mukaisten sopimusehtojen lisääminen sopimukseen ei välttämättä vielä tee sopimusmuutoksesta olennaista. “Olennaisuuden” yksi määritelmä on se, että sopimusehdolla olisi voinut olla vaikutusta tarjouskilpailuun, jos se olisi ollut osa alkuperäistä tarjouskilpailua. Tunnettua on, että hankintayksikkö ei saa tehdä sopimuksiin muutoksia, jotka se olisi voinut ennakoida alun perin jo tarjouspyynnössä. Tunnettua on myös, että käytännön elämässä tällaisia vähäisiä muutoksia joudutaan muutenkin tekemään kilpailuttamatta.

Tietosuoja-asetus on hyväksytty 27.4.2016. Säännöstä oli valmisteltu pitkään, käytännössä jo vuodesta 2012. Hankintasäännöstö edellyttää hankintayksiköltä eräänlaista suunnitelmallisuutta. Siksi on vaikea uskoa, että tietosuoja-asetuksen voimaantulo olisi sellainen asia, jota hankintayksikkö ei olisi voinut huomioida jo ennen voimaantuloa tehdyissä sopimuksissa. Varsinkaan vuoden 2016 lopusta eteenpäin tehdyissä sopimuksissa.

Tietosuoja-asetuksen vaatimat muutokset esimerkiksi palvelun tai ostetun tavaran sisältöön ovat selkeästi olennainen sopimusmuutos. Jos esimerkiksi hankintayksikkö on hiljattain ostanut tietojärjestelmän, johon täytyy GDPR:n voimaantulon myötä tehdä runsaasti muutoksia, kysymys on selkeästi olennaisesta muutoksesta. Vaikka hankintalaissa sallitaan lisähankintojen tekeminen mahdollista taloudellisista tai teknisistä syistä ja mikäli tällainen aiheuttaisi merkittävää haittaa tai kustannusten merkittävää päällekkäisyyttä, kysymys on poikkeuksesta jota on tulkittava kapeasti.

Mikä tahansa vähäinen tekninen yhteensopimattomuus ei oikeuttaisi hankintalain mukaiseen lisätilaukseen. Tarkemmin tästä aiheesta voit lukea täältä. Lisäksi jos vastaostettu järjestelmä ei vastaa pitkään tiedossa olleita lainsäädännöstä tulevia velvoitteita, yllä mainittu “ennakoimattomuusehto” ei täyty.

Ylläolevan perusteella on siis varsin todennäköistä että seuraavien kuukausien aikana tullaan näkemään merkittävä määrä suorahankintoja, jotka joko täyttävät tai eivät täytä hankintalain vaatimuksia. Toivottavaa on, että hankintayksiköt pyrkivät kilpailuttamaan ne hankinnat joihin perustetta ei oikeasti ole. Hyvä puoli uudessa hankintalaissahan on se, että kansallisia kynnysarvoja nostettiin, joka tarkoittaa sitä, että esimerkiksi alle 60.000 euron ohjelmistohankintaa ei tarvitsisi kilpailuttaa. Lisäksi mikäli tekniset edellytykset täytyvät, hankintayksiköllä on mahdollisuus laajasti teettää lisätöitä, mutta tätä mahdollisuutta on kuitekin tulkittava kapeasti.

Roskapostisuodatus maksoi hankintayksikölle 50.000 euroa, koska tarjous myöhästyi

Markkinaoikeus antoi 12.9. erittäin mielenkiintoisen ja tärkeän ratkaisun koskien sitä, miten sähköpostitse tehty tarjous katsotaan saapuneeksi hankintayksikölle. Mielestäni kyseessä on pienoinen muutos aiempaan näkemykseen, tosin sillä vivahteella, että viestien sähköistä toimittamista säännellään hieman eri tavalla kuin esimerkiksi postitse lähetettyjä tarjouksia.

MAO 554/17 koski siis hankintaa, jossa tarjoaja lähetti tarjouksensa sähköpostitse siten, että se olisi perillä määräajassa klo 12. mennessä. Viesti ei kuitenkaan saapunut hankintayksikölle (tarkemmin hankintayksikön palvelimelle mutta ei mennä näin tarkasti yksityiskohtiin tämän enempää) kuin vasta 12.17 koska hankintayksiköllä oli käytössään sähköpostien suodatusjärjestelmä, jossa viestien tarkastaminen saattoi kestää jopa 60 minuuttia.

Koska tarjous ei saapunut ennen kello 12, hankintayksikkö yksiselitteisesti katsoi tarjouksen olevan myöhässä ja hylkäsi tarjoajan tarjouksen. Niinkuin pitäisikin aina myöhässä olevien tarjousten osalta. Yleinen käytäntö on ollut, että tarjoajien tasapuolisen kohtelun vuoksi yhdellekään tarjoajalle ei saa antaa lisäaikaa tarjouksen tekemiseen. Siksi tarjousten tulee olla tarkalleen vaaditulla kellonlyömällä perillä.

Meneekö perille vai ei?

Markkinaoikeuden mielestä ei ollut oikein, että viesti oli jäänyt saapumatta hankintayksikön ostaman suodatuspalvelun vuoksi. Tämä on mielenkiintoista, koska esimerkiksi sähköisestä asioinnista viranomaistoiminnassa annetun lain 8 §:n mukaan sähköinen viesti toimitetaan viranomaiselle lähettäjän omalla vastuulla. Viestin  lähettäjä vastaa  siitä, että hän käyttää asioinnissaan toimivaltaisen viranomaisen tai tuomioistuimen ilmoittamaa yhteystietoa. Lähettäjä vastaa myös siitä, että viesti tulee perille määräajan kuluessa, jos viestin toimittamiselle on asetettu jokin määräaika.

Kyseisen lain10 §:n 1 momentissa todetaan, että sähköinen viesti katsotaan saapuneeksi viranomaiselle silloin, kun se on viranomaisen käytettävissä vastaanottolaitteessa tai tietojärjestelmässä siten, että viestiä voidaan käsitellä. Luotettavana selvityksenä viestin lähetysajasta voidaan pitää esimerkiksi viestiä välittäviltä palvelimilta sähköpostiviestin otsikkokenttiin kirjautuvia tietoja viestin saapumis- ja lähettämisajoista.

Lisäksi hallintolain 17§:n § momentin mukaan asiakirja toimitetaan asiassa toimivaltaisen viranomaisen asiointiosoitteeseen lähettäjän omalla vastuulla. Vastuu asiakirjan toimittamisesta on asiakkaalla (eli tässä tapauksessa tarjoajalla) silloinkin, kun asiakirjan perillemeno vaarantuu lähettäjästä riippumattomasta syystä, kuten kolmannen osapuolen toimien vuoksi. Esimerkiksi postin kulussa tapahtuneet häiriöt tai lähetin laiminlyönnit asiakirjan toimittamisessa eivät poista lähettäjän vastuuta.

Hyvin yleinen tapa on ollut ottaa yhteyttä hankintayksikköön viestin perilletulon varmistamiseksi. Siitä ei ole tietoa, onko näin tässä tapauksessa menetelty. Hankintayksikkö kuitenkin vastauksessaan viittaa siihen, että viestin lähettäjällä on ollut mahdollisuus tarkistaa viestin perilletulo puhelimitse.

Korkeimman hallinto-oikeuden ratkaisussa KHO 2014:172 alkuperäinen valituskirjelmä ei ollut lainkaan saapunut korkeimpaan hallinto-oikeuteen ja asiassa esitetyn selvityksen mukaan viranomaisen sähköpostipalvelimella oli ollut sähköpostiviestin lähettämisen aikana toimintahäiriö (joka ilmeisesti vaikutti viestien saapumiseen). Tässä tilanteessa KHO piti luotettavana selvityksenä viestin lähettämisestä selvitystä alkuperäisen viestin lähettämisestä määräajassa. Samoin korkeimman oikeuden ratkaisussa 2005:3  viestin katsottiin saapuneeksi perille vaikka oikeusministeriön järjestelmissä oli virhe, joka esti viestien saapumisen. Korkeimman oikeuden ratkaisussa KKO 2011:63  valituksen saapumisajankohtana oli pidettiin hetkeä, jolloin sen sisältänyt viesti oli saapunut käräjäoikeuden tietojärjestelmään, vaikka sitä ei ollut välitetty vastaanottajalle vaan se oli päätynyt roskapostikansioon.

Nyt markkinaoikeudessa ratkaisussa asiassa oli “hauskaa” se, että suodatusohjelman vuoksi sähköpostiviestit päätyivät ensin palveluntarjoajan suodatuspalvelimelle (klo 11.45) ja vasta sen jälkeen (klo 12.17) se oli jatkanut matkaansa hankintayksikön palvelimelle. Eli viestissä olevat tiedot ilmeisesti osoittivat viestin saapuneen kello 12.17 koska tällöin se oli ollut hankintayksikön järjestelmässä siten että sitä voidaan käsitellä. Viestiä oli yritetty lähettää useaan kertaan, ja vasta kolmas yritys meni läpi klo 12.17.

Hankintayksikön käyttämä palveluntarjoaja ilmeisesti lähetti jonkinlaisen tiedon viestin lähettäjälle siitä, että viestin on päätynyt suodatukseen. Eli tämän perusteella tarjoaja olisi ilmeisesti voinut jollakin tavoin reagoida tuohon viestin viivästymiseen.

Ylläolevien tapausten perusteella ymmärtänette homman juonen? Koska hankintayksikön järjestelmät olivat töpänneet, vika oli hankintayksikön, ei tarjoajan. Siksi hankintayksikkö ei olisi saanut hylätä tarjousta. Markkinaoikeus katsoi, että sähköposti liitetiedostoineen on vastaanotettu määräajassa hankintayksikön lukuun toimivalle suodatuspalvelimelle. Lähettävälle sähköpostipalvelimelle järjestelmä on kertonut , että viestin välittäminen on väliaikaisesti estynyt sähköpostin tarkastamisen vuoksi ja lähettävän palvelimen tulisi yrittää myöhemmin uudestaan.

Markkinaoikeus katsoi, että tarjouksen saapumisajankohtana on pidettävä hetkeä, jolloin sen sisältänyt viesti on saapunut hankintayksikön tietojärjestelmään. Ostopalveluna hankittua sähköpostin suodatuspalvelua on pidettävä tässä merkityksessä hankintayksikön tietojärjestelmänä. Esitettyjä lokitietoja voidaan pitää luotettavana selvityksenä viestin lähettämisajankohdasta. Markkinaoikeuden mielestä hankintayksiköllä on ollut ainakin mahdollisuus halutessaan tarkastella tarkastusviiveen vuoksi torjuttuja viestejä. Siten jo kyseiseen, hankintayksikön ulkopuoliseen tietojärjestelmään saapuvien viestien on katsottava olleen hankintayksikön saatavilla ja käsiteltävissä.

Kaiken kukkuraksi tarjoajan tekemä tarjous oli kokonaistaloudellisesti edullisin eli jos tarjous olisi katsottu ehtineen ajoissa, tarjoaja olisi voittanut tarjouskilpailun. Tämä tarkoitti sitä, että markkinaoikeus tuomitsi hankintayksikön maksamaan hyvitysmaksua 50.000 euroa tarjoajalle ja lisäksi korvaamaan 4000 euron oikeudenkäyntikulut. Voisi siis sanoa että joskus roskapostisuodatus kannattaa, mutta tällä kertaa ei. Jatkossa siis hankintayksiköiden kannattanee jollakin tavalla mainita tällaisen suodatuksen olemassaolosta tarjoupyyntöasiakirjoissaan.

On kuitenkin kysyttävä, miten moni ei enää nykyään yleisesti tiedä, että sähköpostiviestejä voidaan suodattaa vastaanottajien toimesta? Tarjoajien tulisi ehkä tämäkin ottaa huomioon tarjousta toimittaessaan viime tipassa, mutta tällä kertaa markkinaoikeus katsoi hankintayksikön olevan vastuussa virheestä. Ilmeisesti suurin syy tähän oli se, että kyseessä oli eräänlainen “este” tarjouksen tekemiselle. Yleisellä elämänkokemuksella olisi kyllä voinut päätyä toisenlaiseenkin ratkaisuun, kuten esimerkiksi allaolevassa tapauksessa postitse tehtyjen tarjousten osalta.

Postitse myöhästyt varmasti

Homma sillä selvä? No ei aivan.  Normaalilla postilla tarjousten lähettäminen näyttäisi olevan erilaisessa asemassa kuin sähköpostilla lähetetyt tarjoukset.

Ratkaisussa KHO 2010:67 ehdokkaat olivat lähettäneet osallistumishakemuksensa postitse. Hankintayksikkö oli pyytänyt tarjouksia toimitettavan postilokero-osoitteeseen eli ei siis fyysiseen postilaatikkoon tai kirjaamoon vaan postiin. Tuohon aikaan ja vieläkin postilokerot olivat käytännössä tiettyjä paikkoja Postin tiloissa johon postilokeroon tuleva posti kasattiin ennenkuin se toimitettiin perille. Näin oli myös tässä tapauksessa. Postit kerättiin tiettyyn “rullakkoon” postissa josta ne sitten toimitettiin perille hankintayksikön kirjaamoon.

Ehdokkaat olivat lähettäneet postinsa ajoissa oikein pyydettyyn postilokero-osoitteeseen. Ehdokkaat saivat myös Postilta kuittauksen että lähetys oli saapunut perille postilokeroon. Jostain syystä kuitenkin osa päivän lähetyksestä ei löytänyt perille vaan ne toimitettiin vasta seuraavana päivänä.

Nyt tässä vaiheessa varmaan arvelette ylläolevien sähköpostiratkaisujen perusteella miten kävi? Ehdokkaat saivat mehukkaat korvaukset? Ei! Korkein hallinto-oikeus katsoi nimittäin että osallistumishakemuksen lähettäjällä ja hankintayksiköllä on ollut mahdollisuus selvittää, onko osallistumishakemus saapunut kirjaamoon määräaikaan mennessä. Lisäksi tuomioistuin totesi että pelkästään sillä perusteella, että kaupunki on erikseen sopinut Itella Oyj:n kanssa postilokeronumerolla varustettujen lähetysten toimittamisesta kaupungin kirjaamoon, lähettäjän vastuuta ei ole tässä asiassa syytä arvioida toisin.

Eli vaikka ehdokkailla oli siis kuittaus siitä, että lähetys oli perillä, heidän olisi tullut vielä erikseen varmistua siitä että lähetys oli tosiaankin perillä. Asia, jota sähköpostitse lähetettävien viestin osalta ei tarvitse ilmeisesti tehdä. Tämä siitäkin huolimatta, että viestin vastaanottaminen oli tuoreen markkinaoikeusratkaisun tavoin ulkoistettu toiselle toimijalle ja toimijalta oli saatavissa luotettava selvitys siitä että lähetys on saapunut. Tragikoomisinta tuossa ratkaisussa oli vielä se, että osa ehdokkaista oli toimittanut itse hakemuksensa paikan päälle kirjaamoon ja siten päässeet mukaan. Merkittävä osa ehdokkaista myöhästyi hakemustensa kanssa Postin virheen vuoksi, vaikka heidän hakemuksensa olivat jo itse postilokerossa.

 

Lähteitä:

HE 17/2002 vp. sivu 37, 40, 41

HE 153/1999 vp.

 

Miten GDPR tulee huomioida hankintasopimuksessa? OSA II

Edellisessä osassa tarkastelimme yleisiä edellytyksiä GDPR:n huomioimiseksi hankintasopimuksessa. Tällä kertaa sukellamme suoraan tietosuoja-asetuksen vaatimuksiin ja erityisesti sen 28 artiklaan, jonka sisältönä on henkilötietojen käsittelijän velvoitteet ja se mitä sopimuksissa on sovittava näiden velvoitteiden osalta.

Tässä kirjoituksessa käsitellään pääosin tavanomaisinta hankintatilannetta, jossa toimittaja toimii käsittelijänä ja asiakas rekisterinpitäjänä. Vaatimukset koskevat mitä tahansa hankintasopimusta lajista riippumatta, ellet ole aivan varma että yhtään henkilötietoa ei käsitellä sopimusaikana. Tällaisesta ei voi kyllä todellisuudessa olla kovinkaan varma ikinä, joten järkevintä on viedä nämä asiat joka sopimukseen viimeistään nyt.

Typistäen sanottuna tietosuoja-asetuksen 28 artiklassa edellytetään rekisterinpitäjän ja käsittelijän välisessä sopimuksessa sovittavan ainakin seuraavista asioista:

  1. Käsittelyn kohde ja kesto:  Eli sopimuksen piirissä olevien henkilötietojen kuvaus (voi olla hyvin yleisluontoinenkin) ja kesto. Kestossa tulee huolehtia myös siitä, että henkilötietojen säilytysajat on myös sovittu.
  2. Käsittelyn luonne ja tarkoitus: Eli sopimuksen tarkoitus: asiakaspalvelu/it-palvelu/toimitussopimus ja se miksi henkilötietoja käsitellään: esimerkiksi “palvelun toteuttamiseksi hankintayksikölle”
  3. Henkilötietojen tyyppi ja rekisteröityjen ryhmät
  4. Rekisterinpitäjän velvollisuudet ja oikeudet: eli ne yleiset sopimusvelvoitteet mitä asiakkaalla on toimittajaansa nähden: esimerkiksi velvollisuus maksaa, toimittaa oikeita tietoja ja oikeus tarkastaa toiminta, saada tasokasta palvelua jne..

Sopimuksessa on sovittava erityisesti, että henkilötietojen käsittelijä käsittelee henkilötietoja ainoastaan rekisterinpitäjän antamien kirjallisten ohjeiden mukaisesti. Samaten henkilötietoja ei myöskään saa siirtää (luovuttaa, antaa pääsyä jne.) EU:n ulkopuolelle ilman rekisterinpitäjän nimenomaista lupaa. Tämä lupa voidaan kuitenkin antaa myös “yleisluontoisesti” eli jokaista tehtävää siirtoa tai esimerkiksi alihankkijan käyttöä ei tarvitse hyväksyä erikseen.

Salassapidosta sovittava

Tavanomaisesti hankintasopimuksissa on salassapitovelvoite ja tietosuoja-asetus edellyttää että tämä salassapitovelvoite ulotetaan koskemaan myös henkilötietoja. Kannattaa kuitenkin huomioida, että tämä ei tosin aina ole täysin ongelmatonta, sillä kaikki henkilötiedot eivät ole automaattisesti salassa pidettäviä: esimerkiksi henkilön sähköposti on harvoin salainen koska se on hyvin monen osapuolen tiedossa ja usein julkisestikin saatavilla. Salassapitosäännöksissä todetaan nimittäin usein, että tieto ei ole salassa pidettävä, mikäli se on julkisesti saatavilla muualta kuin sopimusosapuolelta. Siksi olisi hyvä erikseen mainita vielä sopimuksessa, että käsiteltävät henkilötiedot ovat salassapidettäviä siitäkin huolimatta että ne ovat julkisesti muualta saatavilla. Salassapitovelvoitteen tulee ulottua myös tietoja käsittelevään henkilöstöön.

Salassapidon yhteyteen olennaisesti liittyy velvoite vaatia, että käsittelijällä on käytössään riittävät “organisatoriset ja tekniset” toimenpiteet henkilötietojen käsittelyn turvaamiseksi. Tästä on tarkemmin säädetty asetuksen 32 artiklassa ja kysymys on pitkälti ns. tietoturvaosaston hommista eli heidän tulisi varmistaa, että käsittelijä/toimittaja on riittävän tasokas käsittelemään tietoja.  Artikla 32:n velvollisuuksiin  sisältyy muun muassa velvollisuus kyetä palauttamaan tiedot saataville nopeasti, salata henkilötiedot tarvittaessa sekä riittävä testaus ja valvonta turvatoimien osalta.

Käsittelijällä laaja avustamisvelvoite

Rekisterinpitäjällä on tietosuoja-asetuksen myötä runsaasti velvollisuuksia rekisteröityjä kohtaan. Rekisteröidyllä on myös runsaasti oikeuksia, jotka rekisterinpitäjä on velvollinen toteuttamaan. Tällaisia rekisteröityjen oikeuksia ovat esimerkiksi henkilön oikeus  saada pääsy tietoihinsa, poistaa tai oikaista tietoja tai oikeus siirtää tietonsa järjestelmästä toiseen. Vaikka nämä velvoitteet koskevat rekisterinpitäjää, ne tulee velvoitteet on hyvä ottaa huomioon myös hankintasopimuksessa jotta toimittaja pystyy avustamaan yllämainituissa tilanteissa.

‘Rekisterinpitäjä ei nimittäin voi vedota siihen, että tietoja ei voida esimerkiksi poistaa, koska “toimittajan järjestelmä ei siihen taivu”.

Tietosuoja-asetuksen 28 artiklassa on edellytetty, että toimittajan, toimiessaan käsittelijänä, on annettava tukea ja apua rekisterinpitäjälle jotta tämä pystyy täyttämään tietosuoja-asetuksen käsittelijälle asettamia vaatimuksia.  Käsittelijän on avustettava rekisterinpitäjää muun muassa seuraavissa toimenpiteissä:

  1. avustaa rekisteröityjen pyyntöihin vastaamisessa;
  2. henkilötietojen käsittelyn vaikutuksenarvioinnissa;
  3. tietoturvaloukkauksista ilmoittaminen viranomaisille ja rekisteröidyille;
  4. rekisterinpitäjän osoitusvelvollisuuden täyttämisessä

Neljännen kohdan osalta asetus edellyttää käsittelijää myös sallimaan  rekisterinpitäjän tai muun rekisterinpitäjän valtuuttaman auditoijan suorittamat auditoinnit, kuten tarkastukset liittyen osoitusvelvollisuuteen. Tämä voi olla aika usein ongelma erityisesti pilvipalveluja hankittaessa ja hyvästä syystä: toimittajat harvoin haluavat kenen tahansa käveleskelemään omissa konesaleissaan.

On tärkeää, että kaikki nuo yllämainitut avustamisvelvoitteet on mainittu sopimuksessa, sillä ne ovat toimittajalle sellaisia asioita, jotka vaikuttavat varmasti hinnoitteluun.

Tietojen hävittäminen

Sopimuksen päättyessä käsittelijän on rekisterinpitäjän valinnan mukaan joko poistettava kaikki henkilötiedot tai palautettava henkilötiedot rekisterinpitäjälle ja poistaa olemassa olevat jäljennökset. Lue tarkemmin poistamisesta täältä. Tietosuoja-asetus kuitenkin sallii henkilötietojen säilyttämisen muun muassa lainsäädännöllisen velvoitteen täyttämiseksi, eli esimerkiksi kirjanpitolainsäädännön, verolainsäädännön tai vaikkapa rahanpesulainsäädännön vaatimusten vuoksi.

Tyypillinen ongelma ovat varmuuskopiot, sillä useat toimittajat käyttävät joissain järjestelmissä vielä nauhavarmistusta ja nimenomaisesti juuri yhden asiakkaan yksittäisten tietojen poistaminen voi olla vaikeata. Jos käsittelijä säilyttää tietoja, on tällöinkin noudatettava asetuksen käsittelyperiaatteita kuten esimerkiksi tietojen minimointia tai käyttötarkoitussidonnaisuutta.

Poistamisesta tulee siis sopia sopimuksessa riittävän tarkasti, jotta yllämainitut velvoitteet täyttyvät.

Alihankkijoiden käyttö

Sopimuksessa on hyvä olla maininta myös siitä, saako toimittaja käyttää alihankkijoita. On selvää, että tietosuoja-asetuksen perusteella asiakas eli rekisterinpitäjä on velvollinen olemaan tietoinen varsin tarkalla tasolla siitä, mitä osapuolia sen toimittajat käyttävät alihankkijoina. En kuitenkaan suosittele, että jokaisesta alihankkijasta pitäisi sopia erikseen, koska se ei vain ole käytännöllistä. Vain keskeisimpien henkilötietoja käsittelevien alihankkijoiden vaihdoista tulisi sopia osapuolten kesken.

Tietosuoja-asetuksen 28 artiklassa edellytetään, että henkilötiedon käsittelijä eli toimittaja velvoittaa myös alihankkijansa noudattamaan GDPR:n vaatimuksia sekä sopimusta toimittajan ja asiakkaan välillä. Näistä kahdesta ensimmäinen voi olla helppo vaatimus neuvotteluissa, toinen tulee olemaan vaikeampi, koska jotkut alihankkijat eivät moiseen helpolla suostu.

Toimittaja on vastuussa alihankkijansa lainmukaisesta henkilötietojen käsittelystä. Tietosuoja-asetuksen mekanismit tarkoittavat sitä, että mikäli toimittajan alihankkija ei täytä lainmukaisia velvollisuuksiaan, toimittaja on jo pelkästään tietosuoja-asetuksen perusteella vastuussa tällaisesta rikkeestä. Siitä huolimatta on hyvä huolehtia sopimuksessa siitä, että vastuu alihankkijoiden käytöstä sovitaan oikein eli siten että toimittaja vastaa alihankkijoiden suorituksistaan kuten omistaan.

Alihankkijoiden käytössä on hyvä tiedostaa, että “hyvämaineinen”, “suomalainen” ja “perinteinen” toimittajakin voi käyttää alihankkijoinaan yllättäviä tahoja. Jos esimerkiksi käyttämällä suomalaista toimittajaa automaattisesti ajattelee, että kaikki henkilötiedot pysyvät Suomessa, saattaa yllättyä. On hyvin tyypillistä, että tietoja tallennetaan pilvipalvelutarjoajien palvelimille ympäri maailmaa, vaikka “palvelu” vaikuttaisikin olevan Suomessa tai Euroopassa. Esimerkiksi Amazonin Web Services on niin suosittu ja ylivoimainen suorituskyvyltään ja hinnaltaan, että sitä käytetään erittäin laajasti palvelujen alustatoimittajana. Siksi on sopimusta laadittaessa hyvä selvittää riittävän perinpohjaisesti, missä tietoja tullaan säilyttämään käsittelyn lisäksi.

Se, että henkilötiedot ovat ympäri maailmaa ei ole tietosuojan näkökulmasta mikään ongelma, mutta on tärkeätä ymmärtää, että mikäli henkilötietoja säilytetään, luovutetaan tai edes katsellaan ETA-alueen ulkopuolelta, sopimuksessa tulee huolehtia riittävistä suojamekanismeista, kuten komission mallilausekkeista tai Privacy Shieldistä. Tietojen siirtoa ulkomaille käsitellään laajemmin seuraavassa GDPR Hankintasopimuksessa -postauksessa.

Pitääkö nämäkin tiedot poistaa? Eli mitä tehdä kun joku pyytää tietojaan korjattavaksi tai poistettavaksi

Rekisterinpitäjällä on laajalle ulottuva velvollisuus huolehtia siitä, että hallussa olevat henkilötiedot ovat ajan tasalla, että henkilötietoja ei kerätä liikaa eikä säilytetä liian kauan. Tämän lisäksi rekisteröidyllä, eli henkilöllä jonka henkilötietoja rekisterinpitäjällä on hallussaan, on oikeus yleisen tietosuoja-asetuksen (tutummin GDPR) nojalla saada henkilötietonsa poistetuksi tai korjatuksi.

Henkilötietoja pitää poistaa silloin kuin ne eivät ole enää relevantteja eivätkä anna oikeaa kuvaa henkilöstä. Henkilötietoja pitää oikaista kun tiedot eivät ole oikein. Sekä oikaisu ja poistaminen voidaan tehdä joko rekisterinpitäjän toimesta tai kun rekisteröity itse sitä vaatii. Tavoitteena on siis se, että henkilötietoja ei säilytetä “varmuuden vuoksi” ja että vanhat tiedot hävitetään “häiritsemästä”.

Mutta missä laajuudessa? Tietosuoja-asetus antaa hieman viitteitä siitä, milloin tietoja saa säilyttää siitä huolimatta että niitä vaaditaan poistettavaksi. Yksi keskeisimmistä opeista tulee muutaman vuoden takaisesta Google Spain -ratkaisusta jossa monen muun asian ohella EUTI katsoi, että henkilön tietoja oli poistettava, koska ne eivät olleet enää hänen kannaltaan relevantteja.

Google Spain -ratkaisussa oli kysymys siitä, että herra nimeltä Mario Costeja Gonzales halusi poistettavaksi vuosia vanhan uutisen pakkohuutokaupasta joka liittyi velkaan jota hän ei ollut maksanut ajoissa. Herra Costeja oli kuitenkin myöhemmin maksanut velkansa. Hän ei halunnut, että tämä uutinen tuli näkyviin kun hänen nimellään teki Google-haun. Koko ratkaisun suurin ironiahan on juuri se, että herra Costeja tullaan nyt ja aina muistamaan juuri tuosta kyseisestä hakutuloksesta ja ainakin hänen nimensä on piirtynyt monen tietosuojajuristin muistiin ikuisiksi ajoiksi. Herra Costeja vaati Googlea ja uutisen julkaisseen La Vanguardia -lehteä julkaisevan yhtiötä poistamaan uutiset ja linkin hakutuloksista. Asia päätyi lopulta Euroopan Unionin tuomioistuimeen joka totesi, että Googlen on poistettava linkkinsä koska se ei ollut herra Costejan kannalta enää relevantti. Mutta samalla tuomioistuin totesi, että lehdessä ollutta uutista ei tarvinnut poistaa koska “historiaa ei saa kirjoittaa uudelleen”.

Siksi tietosuoja-asetuskin lähtee siitä olettamasta, että mikäli henkilö pyytää tietojensa oikaisemista tai poistamista, pyyntöön on suostuttava, ellei ole olemassa joku syy siihen että oikaisua ei voi tehdä. Minä en esimerkiksi voi mennä ja pyytää ala-asteen kolmannen luokan koulujenvälisen hiihtokilpailun viidettä sijaa muutettavaksi ykköspalkinnoksi, koska se ei vain ole totta. Sen sijaan, mikäli nimeni olisi kirjoitettu tuloslappuun väärin (kuten se yleensä on) ja kaikki nämä vuodet joku tuntematon Pasi Mökkylä on saanut kunnian viitossijastani, voin vaatia nimeäni korjattavaksi ja kunniani palautettavaksi.

Toinen yleinen syy, miksi tietoja ei poisteta tai oikaista voi olla se, että on olemassa joku lakiin perustuva velvoite säilyttää tiedot. Tämä yrityksissä tarkoittaa yleensä esimerkiksi kirjanpitolakiin tai verotuslainsäädäntöön liittyvää velvoitetta säilyttää tietyt tiedot kymmenen vuotta tai esimerkiksi palkka- ja eläketiedot ties kuinka pitkään. Viranomaisille tarkoitetussa VAHTI-ohjeessa todetaan, että oikeutta tulla unohdetuksi ei sovelleta lakisääteisiin rekistereihin. Tietojen poistaminen niistä ei ole mahdollista lakisääteisen tehtävän suorittamiseen liittyvän käsittelyn yhteydessä. Eli ei, en voi vaatia verottajaa poistamaan kaikkia tietojani minusta ja sen jälkeen väittää, että ei minulta olisi saanut periä veroja viimeisen viiden vuoden ajalta.

Lisäksi tietosuoja-asetuksessa todetaan, että henkilötiedot on poistettava, mikäli henkilötietojen käsittely perustuu suostumukseen ja henkilö peruuttaa suostumuksensa. Tämä ei kuitenkaan tarkoita, että tällöinkään kaikki tiedot tulisi poistaa, vaan joitain tietoja voidaan säilyttää koska ne on kerätty laillisesti ja säilytykselle on jokin muu peruste (kuten vaikkapa se verolainsäädäntö).

Vaihtoehto poistamiselle on tiedon anonymisointi, mutta siinä täytyy olla erittäin tarkka, sillä tietosuoja-asetuksen näkökulmasta anonymisoinnilla on erittäin tarkat kriteerit (esimerkiksi nimen, osoitteen ja postinumeron poistaminen ei välttämättä riitä). Henkilötiedot täytyy muokata sellaiseen muotoon, että henkilöä ei voida mitenkään (ei edes yhdistämällä jostain toisesta rekisteristä) tunnistaa. Yleisesti ottaen voidaankin todeta, että anonymisointi on aivan oma taiteenlajinsa ja todennäköisesti helpompaa on vain poistaa tiedot.

 

 

Työryhmän mietintö: henkilötietolaki kumotaan, tilalle tietosuojalaki

Oikeusministeriön työryhmä esittää nykyisen henkilötietolain kumoamista ja tilalle uutta tietosuojalakia. Taustalla on EU:n 25.5.2018 voimaan tulevan tietosuoja-asetuksen kansallinen täytäntöönpano. Tämän lisäksi työryhmä esittää muutamia merkittäviä poikkeuksia tietosuoja-asetuksen soveltamisalaan esimerkiksi tiedonvälityksen ja julkisuusperiaatteen vuoksi.

Vaikka henkilötietolaki on tarkoitus kumota, se on toiminut perustana uudelle tietosuojalaille. Tietosuojalaki olisi kuitenkin ainoastaan tietosuoja-asetusta täydentävä laki. Pääosa sääntelystä tulisi siis tietosuoja-asetuksesta. Tällainen lähestymistapa ei ole tyypillistä Suomessa vaan tapana on ollut “kääntää” EU-säädökset kokonaan Suomen laeiksi. Tietosuoja-asetus on kuitenkin suoraan sovellettavaa EU-lainsäädäntöä joten mitään tarvetta toistaa asetuksen pykäliä kansallisessa laissa ei ole.

Esityksessä ehdotetaan tietosuoja-asetuksen säännösten soveltamista kattavasti kaikkeen henkilötietojen käsittelyyn, jollei laissa ole toisin säädetty. Tietosuojalaki yleislakina koskisi siten henkilötietojen käsittelyä laajasti yhteiskunnan eri sektoreilla. Lisäksi tietosuoja-asetusta ja tietosuojalakia sovellettaisiin sellaiseen henkilötietojen käsittelyyn, joka ei kuulu unionin lainsäädännön soveltamisalaan sekä osittain henkilötietojen käsittelyyn, joka tapahtuisi yhteisen ulko- ja turvallisuuspolitiikkaan liittyen.

Henkilötietolain lisäksi ehdotetaan kumottavaksi tietosuojalautakunnasta ja tietosuojavaltuutetusta annettu laki sekä asetus.

 

Tietosuojavaltuutetun toimistosta tietosuojavirasto

Tietosuojavaltuutetun toimisto ehdotetaan muutettvan tietosuojavirastoksi. Laissa ei kuitenkaan sinänsä ehdoteta perustettavaksi uutta viranomaista vaan muutaman organisatorisen muutoksen sisältävä nimenvaihdos.

Koska tietosuoja-asetuksen perusajatuksena on ollut rekisterinpitäjän osoitusvelvollisuus, tietosuojalautakunta lakkautettaisiin sen keskeisen lupatehtävän poistumisen myötä.

Tietosuojavirastossa olisi edelleen tietosuojavaltuutetun virka, joka toimisi viraston päällikkönä. Kasvavien asiamäärien sekä asioiden laadun ja laajuuden vuoksi tietosuojavirastoa vahvistettaisiin säätämällä, että virastossa olisi tietosuojavaltuutetun viran lisäksi yhden tai useamman apulaistietosuojavaltuutetun virka. Apulaistietosuojavaltuutettu toimisi omalla tehtäväalueella samoin toimivaltuuksin kuin tietosuojavaltuutettu.

Tietosuojavaltuutetun toimistolle annettaisiin laajat toimivaltuudet tehdä muun muassa tarkastuksia tietojen käsittelijöiden tiloissa, mukaan lukien myös kotona. Eli tarkastusta ei voisi kieltää vetoamalla kotirauhaan jos esimerkiksi serverit on kotinurkassa. Tietosuojavaltuutettu voi määrätä myös väliaikaisia rajoitteita tai jopa kieltää väliaikaisesti tietojen käsittelyn. Tällaisesta kieltopäätöksestä ei voisi valittaa.

Tietosuojaviraston sisällä valvontaviranomaisen päätöksentekoon liittyvää toimivaltaa jaettaisiin myös säätämällä, että virastossa toimisi valtuutettujen lisäksi seuraamuslautakunta. Seuraamuslautakunta koostuisi viidestä sivutoimisista jäsenistä ja, se käsittelisi hallinnollisen sakon määräämistä sekä pysyviä että määräaikaisia käsittelykieltoja koskevia asioita valtuutetun esittelystä. Seuraamuslautakunnan tarkoituksena on toimia yhtenä oikeussuojakeinona hallinnollisia sakkoja määrättäessä ja se voi tarpeen mukaan järjestää suullisia kuulemisia asian käsittelyn yhteydessä.

Muutoksia lehdistönvapauden turvaamiseksi

Työryhmä ehdottaa muutoksia henkilötietojen käsittelyyn tiedonvälityksessä. Pyrkimyksenä on helpottaa tietojen käsittelyä tilanteissa, joissa kysymys on henkilön asemaa, tehtäviä ja niiden hoitamista julkisyhteisöissä, elinkeinoelämässä, järjestötoiminnassa tai muussa vastaavassa toiminnassa kuvaavista tiedoista ja käsittely on yleisen edun mukainen ja käsittely oikeasuhtaista sillä tavoiteltuun oikeutettuun päämäärään nähden yleisen tietosuoja-asetuksen edellyttämällä tavalla. Tällainen käsittelyperuste on erillinen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan mukaisista käsittelyperusteista (mun muassa henkilön suostumus, oikeutettu etu jne.).

Syynä kansalliselle poikkeukselle on se, että vastaava kohta on jo tällä hetkellä henkilötietolaissa. Pyrkimyksenä on siis vain säilyttää nykytilaa vastaava tila, jossa henkilötietojen käsittelyyn journalistisia tarkoituksia ja taiteellisen ja kirjallisen ilmaisun tarkoituksia varten sovelletaan säännöksiä, jotka liittyvät henkilötietojen suojaamisvelvoitteeseen ja vastaavasti rajoittaa tietyiltä osin tietosuojaviranomaisen näitä velvoitteita koskevia valtuuksia.

Käsittelyperusteen lisäksi lehdistön asemaa helpotetaan usealla eri poikkeuksella tietosuoja-asetuksen soveltamiseen. Esimerkiksi journalistisia, taiteellista tai akateemista tutkimusta varten kerätyn tiedon osalta ei tarvitsisi noudattaa 5 artiklan edellyttämää tietojen minimointia. Laissa kuitenkin edellytettäisiin, että henkilötietojen keräämisen ja muun käsittelyn olisi oltava perusteltua journalistisen taikka akateemisen, taiteellisen tai kirjallisen ilmaisun tarkoituksien kannalta.

Samaten tietosuoja-asetuksen 5 artiklan mukaisen henkilötietojen täsmällisyyden vaatimusta ei tarvitsisi noudattaa. Vastineparina tälle poikkeukselle ovat esimerkiksi sananvapauslain 3 luvun edelllyttämät vastine- ja oikaisuoikeudet sekä rikoslain kunnianloukkaussäännökset. Eli vaikka henkilö ei pääsisi “oikaisemaan” vanhoja tietojaan lehtien arkistosta, päätoimittajat ja toimittajat olisivat edelleen vastuussa siitä, että julkaistu tieto on oikeaa. Lisäksi rekisteröidyn oikeudet eivät tulisi sovellettavaksi ja siksi rekisteröidyllä ei olisi oikeutta vaatia virheellisen tiedon oikaisemista yleisen tietosuoja-asetuksen nojalla.

Myös säilytyksen rajoittamisen periaatteesta säädettäisiin poikkeus, kun henkilötietoja käsitellään journalistisiin tarkoituksiin taikka akateemisen, taiteellisen tai kirjallisen ilmaisun tarkoituksia varten. Henkilötietoja voidaan tarvita esimerkiksi journalistiseen taustamateriaaliin pitkältä ajalta, eikä tiedon säilytysaikaa voida näin ollen aina yksiselitteisesti määrittää.

Journalistisiin tarkoituksiin, akateemisen, taiteellisen tai kirjallisen ilmaisun tarkoituksia varten voisi lisäksi käsitellä myös henkilötietojen erityisryhmiin kuuluvia ja rikostuomioihin ja rikkomuksiin liittyviä henkilötietoja. Tällaisessa käsittelyssä tulisi kuitenkin edelleen noudattaa asianmukaisia suojatoimia. Henkilöllä ei myöskään olisi oikeutta vastustaa käsittelyä, vaatia tietojen käsittelyn rajoittamista, tietojen poistoa, tai oikeutta siirtää tietoja toiseen järjestelmään kun henkilötietoja käsitellään journalistisiin tarkoituksiin taikka akateemisen, taiteellisen tai kirjallisen ilmaisun tarkoituksia varten.

Journalistiseen tarkoitukseen henkilötietoja käsittelevät toimijat eivät myöskään olisi velvollisia ilmoittamaan tietoturvaloukkauksista rekisteröidylle, vaan ainoastaan viranomaisille. Viranomaiset voisivat tosin joissain tilanteissa edellyttää rekisterinpitäjää myös ilmoittamaan loukkauksesta rekisteröidylle.

Täysin vapaita kaikesta tietosuoja-asetuksen vaatimuksista eivät kuitenkaan journalistisiin tarkoituksiin käsittelevät toimijat ole. Muun muassa vaatimus tietojen suojaamisesta ja eheydestä sekä käsittelyn lainmukaisuudesta koskee edelleen näitäkin toimijoita ja joissakin tilanteissa myös toimitukset joutuisivat nimeämään tietosuojavastaavan.

Ikäraja vielä auki

Tietosuoja-asetus edellyttää, että ennen tietojen käsittelyä tietoyhteiskunnan palveluja tarjoavan toimijan on hankittava alle 16-vuotiaan vanhemmalta (tietosuoja-asetuksessa “vanhempainvastuunkantaja” joka lienee ilmeisesti yksi edunvalvojista) suostumus eli vain yli 16-vuotiaat saavat itse antaa suostumuksen. Työryhmä ehdottaa että ikärajaa laskettaisiin. Ehdotuksessa jätetään vielä avoimeksi lasketaanko raja 13 vai 15 vuoteen.

Työryhmä on pitänyt mahdollisena sekä 13 että 15 vuoden ikärajan asettamista ja aikoo tältä osin seurata muiden jäsenvaltioiden kehitystä. Työryhmän tavoitteena onkin, että ikäraja olisi mahdollisimman yhdenmukainen EU:ssa. Muussa tapauksessa tulisi ehdottaa säädettäväksi 15 vuoden ikärajasta joka on linjassa muualla lainsäädännössä omaksuttujen ikärajojen kanssa. Ruotsissa ikärajaksi on ehdotettu 13 vuotta.

Julkisyhteisöt eivät ole sakkojen piirissä?

Mielenkiintoisimpia asioita muiden ohella on se, että työryhmä ei ehdota mahdollisuutta määrätä hallinnollisia sakkoja viranomaisille tai julkishallinnon elimille samalla tasolla kuin yrityksillekin (eli 20 M€ tai 4 % liikevaihdosta). Tietosuoja-asetus sallisi myös mahdollisuuden määrätä kansallisesti myös sakoista esimerkiksi kunnille ja valtion virastoille, mutta Suomessa tätä vaihtoehtoa ei ilmeisesti käytetä. Ruotsissa tietosuojaviranomaisille on myös tarkoitus antaa mahdollisuus määrätä sakkoja myös viranomaisille ja julkishallinnon elimille, mutta sakkojen määrät tulevat ilmeisesti olemaan alhaisempia.

Rikosoikeudellinen vastuu muuttuu

Nykyinen rikoslaissa oleva henkilörekisteririkosta koskeva säännös ehdotetaan poistettavaksi kokonaan ja korvattavaksi uudella tietosuojarikosta koskevalla säännöksellä. Tämä johtuu pääosin siitä, että tietosuoja-asetuksen tuomat varsin raskaat hallinnolliset seuraamukset kattavat suurimman osan “rangaistustarpeesta”.

Tämän vuoksi tarpeelliseksi katsotaan vain säätää sellainen menettely rangaistavaksi, jossa esimerkiksi rekisterinpitäjän tai henkilötietojen käsittelijän palveluksessa oleva henkilö tahallaan tai törkeästä huolimattomuudesta hankkii (urkkii) henkilötietoja vastoin niiden käyttötarkoitusta. Rangaistussäännös tulisi sovellettavaksi ainoastaan tilanteessa, jossa henkilön ei voida katsoa toimineen rekisterinpitäjän tai henkilötietojen käsittelijän ominaisuudessa. Tällaisiin henkilöihin ei lähtökohtaisesti voida kohdistaa seuraamuksia suoraan yleisen tietosuoja-asetuksen perusteella.

 

Muita muutoksia

Yllämainittujen lisäksi tietosuojalakiin on tulossa muutamia muita täydennyksiä kuten

  • Vakuutusyhtiöille oikeus käsitellä rikostuomiohin liittyviä tietoja
  • Tieteellistä ja historiallista tutkimusta varten oikeus käsitellä erityisiä henkilötietoryhmiä koskevia tietoja (esim terveystiedot, sosiaalinen asema, poliittinen vakaumus ja rikostuomiot. Lakiin ehdotetaan tiettyjä suojatoimia joiden täyttyessä tällainen käsittely olisi sallittua
  • Tilastollisia tarkoituksia varten olisi edelleenkin mahdollista käsitellä erityisiä henkilötietoryhmiä koskevia tietoja

 

Oikeusministeriön työryhmän mietintö

Ruotsin mietintö SOU2017:39

 

Miten GDPR tulee huomioida hankintasopimuksessa? OSA I

Tietosuoja-asetuksen voimaantulo ensi vuoden toukokuussa aiheuttaa merkittäviä muutoksia organisaatioissa monen eri tekijän osalta. Yksi keskeisimpiä ajattelu- ja toimintatavan muutoksia on se, miten sopimussuhteet eri toimijoiden välillä järjestetään tietosuoja-asetuksen vaatimalla tavalla. Asetuksessa kun on nimenomaisia vaatimuksia toimittajan eli GDPR-kielessä käsittelijän ja asiakkaan eli rekisteripitäjän väliselle sopimukselle.

Tässä ensimmäisessä osassa tarkastellaan sitä, mistä tekijöistä asiakkaan ja toimittajan välinen suhde tietosuojan näkökulmasta muodostuu.

Keskity kumppanin valintaan

Kuten aina kaikissa sopimuksissa, terävän ja näppärän tekstin lisäksi myös kumppanin valintaan kannattaa kiinnittää paljonkin huomiota. Vaikka tietosuoja-asetus vyöryttää aiemmin lähes puhtaasti asiakkaan vastuulla olevia asioita myös käsittelijöille, asiakas on silti lähes aina ensimmäinen osoite, johon huomio kohdistuu ongelmatilanteissa. Siksi kumppanin valinnassa tulee kiinnittää huomiota erityisesti osapuolen tietosuojaosaamiseen.

Oman sopimuskokemuksen perusteella tietosuoja-asioiden avulla saa itse asiassa aika nopeasti selville sen, miten vakavasti otettava toimija on kyseessä. Vaikka myyntiesitteet olisivat hienot ja kiiltävät, jos sopimuksessa ei rittävän hyvin määritellä tietosuojaa koskevia edellytyksiä, kumppanin valitsemista kannattaa vielä harkita. Suurilla kansainvälisillä toimijoilla on tässä merkittävä etusija: niillä toiminta alkaa vähitellen olla varsin ammattimaisella tasolla. Suurien toimijoiden valinnassa on omia “taktisia” riskejä, kuten se, että suuren yrityksen toiminta voi olla hyvin jäykkää ja vain tiettyyn muottiin sopivaa. Voi olla myös vaikeata saada omaa toimialaa koskevia muutoksia läpi esimerkiksi siksi, että suuren kansainvälisen toimijan muut asiakkaat eivät moisia tarvitse.

Määritele roolit

Ensimmäinen tehtävä on selvittää osapuolten roolit ja sen mukaisesti myös vastuut sopimuksessa. Hyvänä lähtökohtana voisi pitää sitä, että asiakas on rekisterinpitäjä (“data controller”) eli osapuoli joka päättää, miten henkilötietoja käsitellään ja on myös ensisijaisesti vastuussa käsittelystä rekisteröidyille.

Tilanne ei kuitenkaan ole aina näin selvä ja on mahdollista, että toimittaja on rekisterinpitäjä. Yleensä tällaisissa tilanteissa kysymys on ns. “yhteishuoltajuudesta” eli siitä että sekä asiakas ja toimittajat ovat yhdessä rekisterinpitäjiä (ns. “yhteisrekisterinpitäjä”). Toinen vaihtoehto on, että sekä toimittaja ja asiakas ovat itsenäisiä ja erillisiä rekisterinpitäjiä (tällainen on tyypillistä esimerkiksi silloin, kun ostetaan asiakas- ja yhteystietoja omaan käyttöön). Hyvin harvoin eteen tulee tilanne, jossa pelkästään toimittaja olisi rekisterinpitäjä.

Mitä se sitten tarkoittaa sopimuksen kannalta? Sopimuksessa tulee selkeästi mainita että osapuoli A toimii rekisterinpitäjänä ja osapuoli B käsittelee henkilötietoja A:n lukuun. Esimerkiksi JIT 2015 ehdoissa lähtökohtana on se, että tilaaja (eli hankintayksikkö) on rekisterinpitäjä.

Alihankkijoiden käyttö vaatii luvan

Kun roolit ovat selvillä, voidaan tutustua tarkemmin GDPR:n vaatimuksiin. Tietosuoja-asetuksessa, itse asiassa tarkalleen 28 artiklassa, on määritelty tiettyjä asioita, joiden on löydyttävä jokaisesta sopimuksesta rekisterinpitäjän ja käsittelijän välillä.

Rekisterinpitäjä saa käyttää ainoastaan sellaisia käsittelijöitä, jotka toteuttavat riittävät tekniset ja organisatoriset toimet siten, että käsittely täyttää tämän tietosuoja-asetuksen vaatimukset. Eli toimittajan tietoturvan taso tulisi olla teknisesti ja myös toiminnan kannalta riittävällä tasolla suhteessa käsiteltävän tiedon laatuun. Tämä tarkoittaa sitä, että esimerkiksi henkilön terveystiedoilla on aivan erilainen suojaamisen tarve kuin esimerkiksi toimitusosoitteella.

Sopimukseen tulisi kirjata, että käsittelijä ei saa käyttää alihankkijaa tietojen käsittelyyn ilman rekisterinpitäjän lupaa. Mielenkiintoinen oma kysymyksensä on, mitä tarkoitetaan “käsittelyllä” eli tuleeko jokainen alihankkija hyväksyttää rekisterinpitäjällä? Lähtökohtana ei asetuksessa varmaankaan ole ollut, että esimerkiksi kuljetusyrityksen vaihtamiseen tarvitaan aina asiakkaan lupa. Asetuksen sallimassa riskiperusteisessa lähestymistavassa voisi esimerkiksi miettiä että käsittelyn kannalta keskeisten toimijoiden kuten esimerkiksi palveluntarjoajan hosting-alihankkijan vaihto vaatisi erikseen sopimisen.

Asetus tosin sallii myös ns. “yleisluontoisen” kirjallisen ennakkoluvan eli asiakas voi antaa toimittajalle oikeuden esimerkiksi tietyntyyppisten alihankkijoiden (vaikka juuri kuljetusyrityksen tai esim konserniyhtiön) vaihtamiseen tarvittaessa. Ennakkolupa ei kuitenkaan sekään ole “avoin kortti” vaan edellyttää käsittelijältä jatkuvaa asiakkaan informointia ja tarvittaessa asiakkaalla tulee olla oikeus myös vastustaa tällaisia muutoksia.

On selvää, että sopimuskumppanin lisäksi asiakkaan tulee ainakin jollain tasolla tutustua myös toimittajan keskeisimpiin alihankkijoihin, jotta ymmärretään, missä kaikkealla tietoa käsitellään ja minne päin maailmaa tietoa päätyy. Vaikka periaatteessa asian voi jättää kokonaan toimittajan päätettäväksi, käsittelijällä eli asiakkaalla tulee olla silti selkeä käsitys siitä käsittelyn laajuudesta ja toimintatavoista. Tämä on varmasti yksi isoista kiperistä kysymyksitä jatkossa, kun esimerkiksi monet it-toimittajat haluavat varmasti mahdollisimman laajasti itse päättää, miten toimintansa järjestävät (asiakas on harvoin paras asiantuntija toisen yrityksen bisneksen hoitamisessa). Siksi lieneekin järkevää luoda jonkinlainen vapaus toimittajalle järjestää toimintansa haluamallaan tavala ja jäykän muutosohjaamisen sijaan keskittyä siihen, että tietoa on riittävästi saatavilla ja vain keskeisimmistä muutoksista tulisi keskustella tai jopa sopia asiakkaan kanssa.

JIT ehdot vaativat muutosta

JIT 2015 ehdot eivät välttämättä aivan täysin vastaa tietosuoja-asetuksen vaatimuksia. Selvää on, että kaikissa nyt aloitettavissa ja käynnissä olevissa hankinnoissa tulisi huomioida tietosuoja-asetuksen vaatimukset, vaikka asetus ei olekaan vielä voimassa. Tämä johtuu siitä, että asetus tulee voimaan sopimuksen voimassaolon aikana joten sopimuksen tulee vastata 25.5.2018 tietosuoja-asetuksen vaatimuksia, mitään erillistä “siirtymäaikaa” sopimuksille ei ole.

Esimerkiksi kuntaliitto on ehdottanut tämänkaltaista “pikakorjausta” JIT ehtoihin perustuviin sopimuksiin:

Sen lisäksi mitä JIT 2015 Yleiset -ehtojen luvussa 18 on sovittu, Toimittaja noudattaa rekisterinpitäjänä tai henkilötietojen käsittelijänä kulloinkin voimassa olevan henkilötietolainsäädännön edellyttämiä velvoitteita.

Toimittaja vastaa siitä, että palvelu on kulloinkin voimassa olevan henkilötietolainsäädännön vaatimusten mukainen, ottaen erityisesti huomioon tietojärjestelmien oletusarvoisen ja sisäänrakennetun tietosuojan.

Toimittaja huolehtii käsittelemiensä tietojen asianmukaisesta suojaamisesta varmistaakseen tilaajan aineiston luottamuksellisuuden, eheyden ja saatavuuden.

Seuraavassa osassa tarkastellaan tarkemmin keskeisen tietosuoja-asetuksen 28 artiklan tarkkoja vaatimuksia hankintasopimusten osalta. On aika selvää, että yllämainittu lauseke ei kata kaikkia näitä vaatimuksia vaan laajempaa muokkausta tarvitaan. Tästä enemmän seuraavassa postauksessa ensi viikolla.