Roskapostisuodatus maksoi hankintayksikölle 50.000 euroa, koska tarjous myöhästyi

Markkinaoikeus antoi 12.9. erittäin mielenkiintoisen ja tärkeän ratkaisun koskien sitä, miten sähköpostitse tehty tarjous katsotaan saapuneeksi hankintayksikölle. Mielestäni kyseessä on pienoinen muutos aiempaan näkemykseen, tosin sillä vivahteella, että viestien sähköistä toimittamista säännellään hieman eri tavalla kuin esimerkiksi postitse lähetettyjä tarjouksia.

MAO 554/17 koski siis hankintaa, jossa tarjoaja lähetti tarjouksensa sähköpostitse siten, että se olisi perillä määräajassa klo 12. mennessä. Viesti ei kuitenkaan saapunut hankintayksikölle (tarkemmin hankintayksikön palvelimelle mutta ei mennä näin tarkasti yksityiskohtiin tämän enempää) kuin vasta 12.17 koska hankintayksiköllä oli käytössään sähköpostien suodatusjärjestelmä, jossa viestien tarkastaminen saattoi kestää jopa 60 minuuttia.

Koska tarjous ei saapunut ennen kello 12, hankintayksikkö yksiselitteisesti katsoi tarjouksen olevan myöhässä ja hylkäsi tarjoajan tarjouksen. Niinkuin pitäisikin aina myöhässä olevien tarjousten osalta. Yleinen käytäntö on ollut, että tarjoajien tasapuolisen kohtelun vuoksi yhdellekään tarjoajalle ei saa antaa lisäaikaa tarjouksen tekemiseen. Siksi tarjousten tulee olla tarkalleen vaaditulla kellonlyömällä perillä.

Meneekö perille vai ei?

Markkinaoikeuden mielestä ei ollut oikein, että viesti oli jäänyt saapumatta hankintayksikön ostaman suodatuspalvelun vuoksi. Tämä on mielenkiintoista, koska esimerkiksi sähköisestä asioinnista viranomaistoiminnassa annetun lain 8 §:n mukaan sähköinen viesti toimitetaan viranomaiselle lähettäjän omalla vastuulla. Viestin  lähettäjä vastaa  siitä, että hän käyttää asioinnissaan toimivaltaisen viranomaisen tai tuomioistuimen ilmoittamaa yhteystietoa. Lähettäjä vastaa myös siitä, että viesti tulee perille määräajan kuluessa, jos viestin toimittamiselle on asetettu jokin määräaika.

Kyseisen lain10 §:n 1 momentissa todetaan, että sähköinen viesti katsotaan saapuneeksi viranomaiselle silloin, kun se on viranomaisen käytettävissä vastaanottolaitteessa tai tietojärjestelmässä siten, että viestiä voidaan käsitellä. Luotettavana selvityksenä viestin lähetysajasta voidaan pitää esimerkiksi viestiä välittäviltä palvelimilta sähköpostiviestin otsikkokenttiin kirjautuvia tietoja viestin saapumis- ja lähettämisajoista.

Lisäksi hallintolain 17§:n § momentin mukaan asiakirja toimitetaan asiassa toimivaltaisen viranomaisen asiointiosoitteeseen lähettäjän omalla vastuulla. Vastuu asiakirjan toimittamisesta on asiakkaalla (eli tässä tapauksessa tarjoajalla) silloinkin, kun asiakirjan perillemeno vaarantuu lähettäjästä riippumattomasta syystä, kuten kolmannen osapuolen toimien vuoksi. Esimerkiksi postin kulussa tapahtuneet häiriöt tai lähetin laiminlyönnit asiakirjan toimittamisessa eivät poista lähettäjän vastuuta.

Hyvin yleinen tapa on ollut ottaa yhteyttä hankintayksikköön viestin perilletulon varmistamiseksi. Siitä ei ole tietoa, onko näin tässä tapauksessa menetelty. Hankintayksikkö kuitenkin vastauksessaan viittaa siihen, että viestin lähettäjällä on ollut mahdollisuus tarkistaa viestin perilletulo puhelimitse.

Korkeimman hallinto-oikeuden ratkaisussa KHO 2014:172 alkuperäinen valituskirjelmä ei ollut lainkaan saapunut korkeimpaan hallinto-oikeuteen ja asiassa esitetyn selvityksen mukaan viranomaisen sähköpostipalvelimella oli ollut sähköpostiviestin lähettämisen aikana toimintahäiriö (joka ilmeisesti vaikutti viestien saapumiseen). Tässä tilanteessa KHO piti luotettavana selvityksenä viestin lähettämisestä selvitystä alkuperäisen viestin lähettämisestä määräajassa. Samoin korkeimman oikeuden ratkaisussa 2005:3  viestin katsottiin saapuneeksi perille vaikka oikeusministeriön järjestelmissä oli virhe, joka esti viestien saapumisen. Korkeimman oikeuden ratkaisussa KKO 2011:63  valituksen saapumisajankohtana oli pidettiin hetkeä, jolloin sen sisältänyt viesti oli saapunut käräjäoikeuden tietojärjestelmään, vaikka sitä ei ollut välitetty vastaanottajalle vaan se oli päätynyt roskapostikansioon.

Nyt markkinaoikeudessa ratkaisussa asiassa oli “hauskaa” se, että suodatusohjelman vuoksi sähköpostiviestit päätyivät ensin palveluntarjoajan suodatuspalvelimelle (klo 11.45) ja vasta sen jälkeen (klo 12.17) se oli jatkanut matkaansa hankintayksikön palvelimelle. Eli viestissä olevat tiedot ilmeisesti osoittivat viestin saapuneen kello 12.17 koska tällöin se oli ollut hankintayksikön järjestelmässä siten että sitä voidaan käsitellä. Viestiä oli yritetty lähettää useaan kertaan, ja vasta kolmas yritys meni läpi klo 12.17.

Hankintayksikön käyttämä palveluntarjoaja ilmeisesti lähetti jonkinlaisen tiedon viestin lähettäjälle siitä, että viestin on päätynyt suodatukseen. Eli tämän perusteella tarjoaja olisi ilmeisesti voinut jollakin tavoin reagoida tuohon viestin viivästymiseen.

Ylläolevien tapausten perusteella ymmärtänette homman juonen? Koska hankintayksikön järjestelmät olivat töpänneet, vika oli hankintayksikön, ei tarjoajan. Siksi hankintayksikkö ei olisi saanut hylätä tarjousta. Markkinaoikeus katsoi, että sähköposti liitetiedostoineen on vastaanotettu määräajassa hankintayksikön lukuun toimivalle suodatuspalvelimelle. Lähettävälle sähköpostipalvelimelle järjestelmä on kertonut , että viestin välittäminen on väliaikaisesti estynyt sähköpostin tarkastamisen vuoksi ja lähettävän palvelimen tulisi yrittää myöhemmin uudestaan.

Markkinaoikeus katsoi, että tarjouksen saapumisajankohtana on pidettävä hetkeä, jolloin sen sisältänyt viesti on saapunut hankintayksikön tietojärjestelmään. Ostopalveluna hankittua sähköpostin suodatuspalvelua on pidettävä tässä merkityksessä hankintayksikön tietojärjestelmänä. Esitettyjä lokitietoja voidaan pitää luotettavana selvityksenä viestin lähettämisajankohdasta. Markkinaoikeuden mielestä hankintayksiköllä on ollut ainakin mahdollisuus halutessaan tarkastella tarkastusviiveen vuoksi torjuttuja viestejä. Siten jo kyseiseen, hankintayksikön ulkopuoliseen tietojärjestelmään saapuvien viestien on katsottava olleen hankintayksikön saatavilla ja käsiteltävissä.

Kaiken kukkuraksi tarjoajan tekemä tarjous oli kokonaistaloudellisesti edullisin eli jos tarjous olisi katsottu ehtineen ajoissa, tarjoaja olisi voittanut tarjouskilpailun. Tämä tarkoitti sitä, että markkinaoikeus tuomitsi hankintayksikön maksamaan hyvitysmaksua 50.000 euroa tarjoajalle ja lisäksi korvaamaan 4000 euron oikeudenkäyntikulut. Voisi siis sanoa että joskus roskapostisuodatus kannattaa, mutta tällä kertaa ei. Jatkossa siis hankintayksiköiden kannattanee jollakin tavalla mainita tällaisen suodatuksen olemassaolosta tarjoupyyntöasiakirjoissaan.

On kuitenkin kysyttävä, miten moni ei enää nykyään yleisesti tiedä, että sähköpostiviestejä voidaan suodattaa vastaanottajien toimesta? Tarjoajien tulisi ehkä tämäkin ottaa huomioon tarjousta toimittaessaan viime tipassa, mutta tällä kertaa markkinaoikeus katsoi hankintayksikön olevan vastuussa virheestä. Ilmeisesti suurin syy tähän oli se, että kyseessä oli eräänlainen “este” tarjouksen tekemiselle. Yleisellä elämänkokemuksella olisi kyllä voinut päätyä toisenlaiseenkin ratkaisuun, kuten esimerkiksi allaolevassa tapauksessa postitse tehtyjen tarjousten osalta.

Postitse myöhästyt varmasti

Homma sillä selvä? No ei aivan.  Normaalilla postilla tarjousten lähettäminen näyttäisi olevan erilaisessa asemassa kuin sähköpostilla lähetetyt tarjoukset.

Ratkaisussa KHO 2010:67 ehdokkaat olivat lähettäneet osallistumishakemuksensa postitse. Hankintayksikkö oli pyytänyt tarjouksia toimitettavan postilokero-osoitteeseen eli ei siis fyysiseen postilaatikkoon tai kirjaamoon vaan postiin. Tuohon aikaan ja vieläkin postilokerot olivat käytännössä tiettyjä paikkoja Postin tiloissa johon postilokeroon tuleva posti kasattiin ennenkuin se toimitettiin perille. Näin oli myös tässä tapauksessa. Postit kerättiin tiettyyn “rullakkoon” postissa josta ne sitten toimitettiin perille hankintayksikön kirjaamoon.

Ehdokkaat olivat lähettäneet postinsa ajoissa oikein pyydettyyn postilokero-osoitteeseen. Ehdokkaat saivat myös Postilta kuittauksen että lähetys oli saapunut perille postilokeroon. Jostain syystä kuitenkin osa päivän lähetyksestä ei löytänyt perille vaan ne toimitettiin vasta seuraavana päivänä.

Nyt tässä vaiheessa varmaan arvelette ylläolevien sähköpostiratkaisujen perusteella miten kävi? Ehdokkaat saivat mehukkaat korvaukset? Ei! Korkein hallinto-oikeus katsoi nimittäin että osallistumishakemuksen lähettäjällä ja hankintayksiköllä on ollut mahdollisuus selvittää, onko osallistumishakemus saapunut kirjaamoon määräaikaan mennessä. Lisäksi tuomioistuin totesi että pelkästään sillä perusteella, että kaupunki on erikseen sopinut Itella Oyj:n kanssa postilokeronumerolla varustettujen lähetysten toimittamisesta kaupungin kirjaamoon, lähettäjän vastuuta ei ole tässä asiassa syytä arvioida toisin.

Eli vaikka ehdokkailla oli siis kuittaus siitä, että lähetys oli perillä, heidän olisi tullut vielä erikseen varmistua siitä että lähetys oli tosiaankin perillä. Asia, jota sähköpostitse lähetettävien viestin osalta ei tarvitse ilmeisesti tehdä. Tämä siitäkin huolimatta, että viestin vastaanottaminen oli tuoreen markkinaoikeusratkaisun tavoin ulkoistettu toiselle toimijalle ja toimijalta oli saatavissa luotettava selvitys siitä että lähetys on saapunut. Tragikoomisinta tuossa ratkaisussa oli vielä se, että osa ehdokkaista oli toimittanut itse hakemuksensa paikan päälle kirjaamoon ja siten päässeet mukaan. Merkittävä osa ehdokkaista myöhästyi hakemustensa kanssa Postin virheen vuoksi, vaikka heidän hakemuksensa olivat jo itse postilokerossa.

 

Lähteitä:

HE 17/2002 vp. sivu 37, 40, 41

HE 153/1999 vp.

 

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s

%d bloggers like this: