Miten GDPR tulee huomioida hankintasopimuksessa? OSA I

Tietosuoja-asetuksen voimaantulo ensi vuoden toukokuussa aiheuttaa merkittäviä muutoksia organisaatioissa monen eri tekijän osalta. Yksi keskeisimpiä ajattelu- ja toimintatavan muutoksia on se, miten sopimussuhteet eri toimijoiden välillä järjestetään tietosuoja-asetuksen vaatimalla tavalla. Asetuksessa kun on nimenomaisia vaatimuksia toimittajan eli GDPR-kielessä käsittelijän ja asiakkaan eli rekisteripitäjän väliselle sopimukselle.

Tässä ensimmäisessä osassa tarkastellaan sitä, mistä tekijöistä asiakkaan ja toimittajan välinen suhde tietosuojan näkökulmasta muodostuu.

Keskity kumppanin valintaan

Kuten aina kaikissa sopimuksissa, terävän ja näppärän tekstin lisäksi myös kumppanin valintaan kannattaa kiinnittää paljonkin huomiota. Vaikka tietosuoja-asetus vyöryttää aiemmin lähes puhtaasti asiakkaan vastuulla olevia asioita myös käsittelijöille, asiakas on silti lähes aina ensimmäinen osoite, johon huomio kohdistuu ongelmatilanteissa. Siksi kumppanin valinnassa tulee kiinnittää huomiota erityisesti osapuolen tietosuojaosaamiseen.

Oman sopimuskokemuksen perusteella tietosuoja-asioiden avulla saa itse asiassa aika nopeasti selville sen, miten vakavasti otettava toimija on kyseessä. Vaikka myyntiesitteet olisivat hienot ja kiiltävät, jos sopimuksessa ei rittävän hyvin määritellä tietosuojaa koskevia edellytyksiä, kumppanin valitsemista kannattaa vielä harkita. Suurilla kansainvälisillä toimijoilla on tässä merkittävä etusija: niillä toiminta alkaa vähitellen olla varsin ammattimaisella tasolla. Suurien toimijoiden valinnassa on omia “taktisia” riskejä, kuten se, että suuren yrityksen toiminta voi olla hyvin jäykkää ja vain tiettyyn muottiin sopivaa. Voi olla myös vaikeata saada omaa toimialaa koskevia muutoksia läpi esimerkiksi siksi, että suuren kansainvälisen toimijan muut asiakkaat eivät moisia tarvitse.

Määritele roolit

Ensimmäinen tehtävä on selvittää osapuolten roolit ja sen mukaisesti myös vastuut sopimuksessa. Hyvänä lähtökohtana voisi pitää sitä, että asiakas on rekisterinpitäjä (“data controller”) eli osapuoli joka päättää, miten henkilötietoja käsitellään ja on myös ensisijaisesti vastuussa käsittelystä rekisteröidyille.

Tilanne ei kuitenkaan ole aina näin selvä ja on mahdollista, että toimittaja on rekisterinpitäjä. Yleensä tällaisissa tilanteissa kysymys on ns. “yhteishuoltajuudesta” eli siitä että sekä asiakas ja toimittajat ovat yhdessä rekisterinpitäjiä (ns. “yhteisrekisterinpitäjä”). Toinen vaihtoehto on, että sekä toimittaja ja asiakas ovat itsenäisiä ja erillisiä rekisterinpitäjiä (tällainen on tyypillistä esimerkiksi silloin, kun ostetaan asiakas- ja yhteystietoja omaan käyttöön). Hyvin harvoin eteen tulee tilanne, jossa pelkästään toimittaja olisi rekisterinpitäjä.

Mitä se sitten tarkoittaa sopimuksen kannalta? Sopimuksessa tulee selkeästi mainita että osapuoli A toimii rekisterinpitäjänä ja osapuoli B käsittelee henkilötietoja A:n lukuun. Esimerkiksi JIT 2015 ehdoissa lähtökohtana on se, että tilaaja (eli hankintayksikkö) on rekisterinpitäjä.

Alihankkijoiden käyttö vaatii luvan

Kun roolit ovat selvillä, voidaan tutustua tarkemmin GDPR:n vaatimuksiin. Tietosuoja-asetuksessa, itse asiassa tarkalleen 28 artiklassa, on määritelty tiettyjä asioita, joiden on löydyttävä jokaisesta sopimuksesta rekisterinpitäjän ja käsittelijän välillä.

Rekisterinpitäjä saa käyttää ainoastaan sellaisia käsittelijöitä, jotka toteuttavat riittävät tekniset ja organisatoriset toimet siten, että käsittely täyttää tämän tietosuoja-asetuksen vaatimukset. Eli toimittajan tietoturvan taso tulisi olla teknisesti ja myös toiminnan kannalta riittävällä tasolla suhteessa käsiteltävän tiedon laatuun. Tämä tarkoittaa sitä, että esimerkiksi henkilön terveystiedoilla on aivan erilainen suojaamisen tarve kuin esimerkiksi toimitusosoitteella.

Sopimukseen tulisi kirjata, että käsittelijä ei saa käyttää alihankkijaa tietojen käsittelyyn ilman rekisterinpitäjän lupaa. Mielenkiintoinen oma kysymyksensä on, mitä tarkoitetaan “käsittelyllä” eli tuleeko jokainen alihankkija hyväksyttää rekisterinpitäjällä? Lähtökohtana ei asetuksessa varmaankaan ole ollut, että esimerkiksi kuljetusyrityksen vaihtamiseen tarvitaan aina asiakkaan lupa. Asetuksen sallimassa riskiperusteisessa lähestymistavassa voisi esimerkiksi miettiä että käsittelyn kannalta keskeisten toimijoiden kuten esimerkiksi palveluntarjoajan hosting-alihankkijan vaihto vaatisi erikseen sopimisen.

Asetus tosin sallii myös ns. “yleisluontoisen” kirjallisen ennakkoluvan eli asiakas voi antaa toimittajalle oikeuden esimerkiksi tietyntyyppisten alihankkijoiden (vaikka juuri kuljetusyrityksen tai esim konserniyhtiön) vaihtamiseen tarvittaessa. Ennakkolupa ei kuitenkaan sekään ole “avoin kortti” vaan edellyttää käsittelijältä jatkuvaa asiakkaan informointia ja tarvittaessa asiakkaalla tulee olla oikeus myös vastustaa tällaisia muutoksia.

On selvää, että sopimuskumppanin lisäksi asiakkaan tulee ainakin jollain tasolla tutustua myös toimittajan keskeisimpiin alihankkijoihin, jotta ymmärretään, missä kaikkealla tietoa käsitellään ja minne päin maailmaa tietoa päätyy. Vaikka periaatteessa asian voi jättää kokonaan toimittajan päätettäväksi, käsittelijällä eli asiakkaalla tulee olla silti selkeä käsitys siitä käsittelyn laajuudesta ja toimintatavoista. Tämä on varmasti yksi isoista kiperistä kysymyksitä jatkossa, kun esimerkiksi monet it-toimittajat haluavat varmasti mahdollisimman laajasti itse päättää, miten toimintansa järjestävät (asiakas on harvoin paras asiantuntija toisen yrityksen bisneksen hoitamisessa). Siksi lieneekin järkevää luoda jonkinlainen vapaus toimittajalle järjestää toimintansa haluamallaan tavala ja jäykän muutosohjaamisen sijaan keskittyä siihen, että tietoa on riittävästi saatavilla ja vain keskeisimmistä muutoksista tulisi keskustella tai jopa sopia asiakkaan kanssa.

JIT ehdot vaativat muutosta

JIT 2015 ehdot eivät välttämättä aivan täysin vastaa tietosuoja-asetuksen vaatimuksia. Selvää on, että kaikissa nyt aloitettavissa ja käynnissä olevissa hankinnoissa tulisi huomioida tietosuoja-asetuksen vaatimukset, vaikka asetus ei olekaan vielä voimassa. Tämä johtuu siitä, että asetus tulee voimaan sopimuksen voimassaolon aikana joten sopimuksen tulee vastata 25.5.2018 tietosuoja-asetuksen vaatimuksia, mitään erillistä “siirtymäaikaa” sopimuksille ei ole.

Esimerkiksi kuntaliitto on ehdottanut tämänkaltaista “pikakorjausta” JIT ehtoihin perustuviin sopimuksiin:

Sen lisäksi mitä JIT 2015 Yleiset -ehtojen luvussa 18 on sovittu, Toimittaja noudattaa rekisterinpitäjänä tai henkilötietojen käsittelijänä kulloinkin voimassa olevan henkilötietolainsäädännön edellyttämiä velvoitteita.

Toimittaja vastaa siitä, että palvelu on kulloinkin voimassa olevan henkilötietolainsäädännön vaatimusten mukainen, ottaen erityisesti huomioon tietojärjestelmien oletusarvoisen ja sisäänrakennetun tietosuojan.

Toimittaja huolehtii käsittelemiensä tietojen asianmukaisesta suojaamisesta varmistaakseen tilaajan aineiston luottamuksellisuuden, eheyden ja saatavuuden.

Seuraavassa osassa tarkastellaan tarkemmin keskeisen tietosuoja-asetuksen 28 artiklan tarkkoja vaatimuksia hankintasopimusten osalta. On aika selvää, että yllämainittu lauseke ei kata kaikkia näitä vaatimuksia vaan laajempaa muokkausta tarvitaan. Tästä enemmän seuraavassa postauksessa ensi viikolla.

Published by

Panu Pökkylä

Blogger, enterpeneur and a senior legal counsel at Nordea. Certified Information Privacy Professional / Europe (CIPP/E). I write in Finnish about technology and law, public procurement and privacy. All opinions are mine

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s